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電算化會計紙質(zhì)檔案的管理

對于計算機打印輸出的書面檔案，在電算化會計系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置控制機制，實行輸出檔案在機內(nèi)的自動連續(xù)編號，以便于從總體上把握書面輸出的文檔。此外，還應(yīng)制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度，操作時嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行記錄，打印出的紙質(zhì)檔案經(jīng)審核人員核對以后，應(yīng)加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人的印章或者簽字，以明確責(zé)任，保證檔案的法律效力。這樣，將責(zé)任落實到人，在一定程度上能有效地保障輸出紙質(zhì)檔案的安全可靠。

還應(yīng)指出，在紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套制管理體制下，無論哪一種形式的保管體系，均應(yīng)注明另一種形式的相關(guān)信息。如在紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”中注明相對應(yīng)的電子檔案的檔號及存址，以便利用時相互對照。

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