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電算化憑證正確錄入的五大要點(diǎn)

業(yè)務(wù)摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會計(jì)詞匯，而不少會計(jì)軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預(yù)先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯，可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復(fù)制摘要的功能，在下一行中按“......”可復(fù)制上一條摘要，按“//”可復(fù)制*9條摘要。同時，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫，在錄入憑證過程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引入摘要。

科目代碼輸入

許多會計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，只輸入到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。會計(jì)科目獲取按F7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調(diào)出會計(jì)科目代碼。

業(yè)務(wù)金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格”鍵即可；若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號即可；金額借貸自動平衡---“CTR+F7”；憑證保存---F8。

會計(jì)分錄編制

會計(jì)分錄盡可能細(xì)。在編制記賬憑證時，應(yīng)盡可能地詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)紤{證編制一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。

改錯更正

發(fā)生錯賬，如果是當(dāng)月的未登記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計(jì)核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會計(jì)期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài)，再加以修改。

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