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會計電算化下的會計檔案管理要點

（1）由計算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

（2）以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會計資料或檔案保管。

（3）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會計檔案保管。

會計電算化會計檔案除必須執(zhí)行一般的檔案管理制度外，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)各種電算化會計檔案的安全與保密。單位一般應(yīng)建立以下安全和保密措施：

①對電算化會計檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個以上不同的地點；

②采用磁性介質(zhì)存儲的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失；

③嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放會計檔案，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；

④各種會計資料包括打印出來的會計資料，以及存儲會計資料的軟盤、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，不得外借和拿出單位；

⑤借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁性介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

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