裝訂前如何保存憑證?

憑證生成到憑證裝訂成冊(cè)有時(shí)間間隔，這期間如何保存憑證?我認(rèn)為憑證應(yīng)在會(huì)計(jì)制單的時(shí)候就粘貼完畢，“成品”后往下傳，憑證裝訂員在接到憑證時(shí)就立即將憑證用憑證機(jī)壓起來，這樣才有利于單張憑證的保管和下一步的裝訂。否則，追求完美的成冊(cè)憑證，無異于舍源求末，是不會(huì)有滿意的結(jié)果的。首先我們分享一個(gè)問題：憑證要不要粘貼?

有人喜歡將大小不一的原始憑證折疊成記賬憑證大小，然后用曲別針別起來，認(rèn)為不用膠水粘貼可以避免膠水干結(jié)造成的不平整。我認(rèn)為憑證還是粘貼為好：首先可以保證憑證的完整性，一份憑證粘貼整齊，頁次、附件都固定下來了，有效地避免頁次錯(cuò)亂、附件缺失;再者，一份憑證粘貼完畢，一眼就看出整不整齊;曲別針夾會(huì)照成不平整，去掉曲別針也方便用重物擠壓。至于因?yàn)槟z水干結(jié)造成不平整，可以通過減少膠水的使用量、在粘貼好后立即用重物壓緊避免。綜上所述：憑證還是粘貼為好。

那么既然要貼，怎樣粘貼好呢?

首先說憑證附件粘貼的順序。附件的粘貼順序雖說沒有文件硬性規(guī)定，但我們本著常理，還是講個(gè)順序?yàn)楹茫e例說明，若是一張?jiān)牧蠏熨~的憑證，附件粘貼的先后順序應(yīng)是：發(fā)票、發(fā)票清單、入庫單、合同。而不應(yīng)一張憑證看到最后才發(fā)現(xiàn)發(fā)票。所以，一個(gè)原則：按每個(gè)附件的重要程度的順序粘貼。

有人習(xí)慣裝訂憑證的時(shí)候，在憑證裝訂部位加厚薄不一的紙片，這是因?yàn)楦郊]頂頭貼造成的，憑證厚度不一，裝訂后會(huì)出現(xiàn)“小頭大肚子”的現(xiàn)象，只有通過在“頭部”加紙調(diào)整。但是我發(fā)現(xiàn)，如果附件從粘貼單左邊邊界線開始貼起，并適當(dāng)多貼幾張，就能保證一份憑證左右厚度一致。要注意的是附件左端重要的經(jīng)濟(jì)信息，應(yīng)避免因裝訂被覆蓋;自制的原始單據(jù)應(yīng)留有裝訂位置。

如何保證成冊(cè)憑證的完整?

有時(shí)訂完憑證才發(fā)現(xiàn)少了一份，或憑證串號(hào)，不得不拆本重訂，很是郁悶!我有一個(gè)法寶，可以避免這個(gè)問題，就是堅(jiān)持在憑證成冊(cè)前的最后一刻檢查一次憑證號(hào)。說完也許就有人笑了，這算什么法寶!如果認(rèn)為再檢查是重復(fù)勞動(dòng)，而忽略這個(gè)步驟，那么就不能保證不出問題。方法很簡(jiǎn)單，就看你做不做!所以，要想一勞永逸，這一遍是絕對(duì)不能少的。

如何提高憑證裝訂的完美度?

方法一：在憑證封皮固定前按上數(shù)碼，避免成冊(cè)后數(shù)碼按錯(cuò)造成的不美觀甚至返工。憑證封皮上的日期、冊(cè)次、憑證號(hào)碼都需用數(shù)碼章一個(gè)一個(gè)的蓋，很容易出錯(cuò)。有時(shí)一本憑證裝訂完畢，卻因不小心按錯(cuò)數(shù)碼而留有遺憾，若在成冊(cè)前就按數(shù)碼，就是錯(cuò)了，另換一張，也很方便，不會(huì)有返不返工的糾結(jié)。

方法二：以右、下兩面為基準(zhǔn)追求憑證四面齊。我們裝訂憑證，要追求四面都整齊，但有時(shí)卻因?qū)嶋H情況所限達(dá)不到，那至少要做到右、下兩面齊。一本憑證平放在桌上，四面中最先映入眼簾的是憑證的下邊，所以下面齊不齊對(duì)憑證裝訂質(zhì)量有很大影響。右邊對(duì)齊，就是左邊不太齊也好處理，可以在裝訂成本后用刀片對(duì)左邊打磨，直到平整為止。這樣不僅做到了三面齊，而且被打磨過的切面也好粘貼封皮。

方法三：用尺子打造完美裝訂線。在憑證封皮涂上膠水還未干之前，可以用兩個(gè)塑料尺對(duì)裝訂部位進(jìn)行打磨，就像用瓦刀砌墻一樣，裝出來的憑證有楞有角，可以和書本媲美。

都說憑證裝訂是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一個(gè)縮影，我認(rèn)為很確切，因?yàn)閺囊粋€(gè)單位憑證裝的好壞就能看出這個(gè)團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)與否。從嚴(yán)把經(jīng)辦人附件粘貼關(guān)，到會(huì)計(jì)制單整理憑證，再到裝訂員裝訂，這期間要經(jīng)過好幾個(gè)人，好幾道程序，無論那一道程序出了問題，都不會(huì)有最后完美的結(jié)果。憑證裝的好不是憑證裝訂人員一個(gè)人的功勞，而是整個(gè)團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)協(xié)作的結(jié)果。