會(huì)計(jì)憑證如何裝訂美觀 會(huì)計(jì)憑證裝訂技巧
- 發(fā)表于:2022-09-29 10:09:27
- 分類:會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)
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裝訂前如何保存憑證?
憑證生成到憑證裝訂成冊(cè)有時(shí)間間隔,這期間如何保存憑證?我認(rèn)為憑證應(yīng)在會(huì)計(jì)制單的時(shí)候就粘貼完畢,“成品”后往下傳,憑證裝訂員在接到憑證時(shí)就立即將憑證用憑證機(jī)壓起來,這樣才有利于單張憑證的保管和下一步的裝訂。否則,追求完美的成冊(cè)憑證,無異于舍源求末,是不會(huì)有滿意的結(jié)果的。首先我們分享一個(gè)問題:憑證要不要粘貼?
有人喜歡將大小不一的原始憑證折疊成記賬憑證大小,然后用曲別針別起來,認(rèn)為不用膠水粘貼可以避免膠水干結(jié)造成的不平整。我認(rèn)為憑證還是粘貼為好:首先可以保證憑證的完整性,一份憑證粘貼整齊,頁次、附件都固定下來了,有效地避免頁次錯(cuò)亂、附件缺失;再者,一份憑證粘貼完畢,一眼就看出整不整齊;曲別針夾會(huì)照成不平整,去掉曲別針也方便用重物擠壓。至于因?yàn)槟z水干結(jié)造成不平整,可以通過減少膠水的使用量、在粘貼好后立即用重物壓緊避免。綜上所述:憑證還是粘貼為好。
那么既然要貼,怎樣粘貼好呢?
首先說憑證附件粘貼的順序。附件的粘貼順序雖說沒有文件硬性規(guī)定,但我們本著常理,還是講個(gè)順序?yàn)楹茫e例說明,若是一張?jiān)牧蠏熨~的憑證,附件粘貼的先后順序應(yīng)是:發(fā)票、發(fā)票清單、入庫單、合同。而不應(yīng)一張憑證看到最后才發(fā)現(xiàn)發(fā)票。所以,一個(gè)原則:按每個(gè)附件的重要程度的順序粘貼。
有人習(xí)慣裝訂憑證的時(shí)候,在憑證裝訂部位加厚薄不一的紙片,這是因?yàn)楦郊]頂頭貼造成的,憑證厚度不一,裝訂后會(huì)出現(xiàn)“小頭大肚子”的現(xiàn)象,只有通過在“頭部”加紙調(diào)整。但是我發(fā)現(xiàn),如果附件從粘貼單左邊邊界線開始貼起,并適當(dāng)多貼幾張,就能保證一份憑證左右厚度一致。要注意的是附件左端重要的經(jīng)濟(jì)信息,應(yīng)避免因裝訂被覆蓋;自制的原始單據(jù)應(yīng)留有裝訂位置。
如何保證成冊(cè)憑證的完整?
有時(shí)訂完憑證才發(fā)現(xiàn)少了一份,或憑證串號(hào),不得不拆本重訂,很是郁悶!我有一個(gè)法寶,可以避免這個(gè)問題,就是堅(jiān)持在憑證成冊(cè)前的最后一刻檢查一次憑證號(hào)。說完也許就有人笑了,這算什么法寶!如果認(rèn)為再檢查是重復(fù)勞動(dòng),而忽略這個(gè)步驟,那么就不能保證不出問題。方法很簡(jiǎn)單,就看你做不做!所以,要想一勞永逸,這一遍是絕對(duì)不能少的。
如何提高憑證裝訂的完美度?
方法一:在憑證封皮固定前按上數(shù)碼,避免成冊(cè)后數(shù)碼按錯(cuò)造成的不美觀甚至返工。憑證封皮上的日期、冊(cè)次、憑證號(hào)碼都需用數(shù)碼章一個(gè)一個(gè)的蓋,很容易出錯(cuò)。有時(shí)一本憑證裝訂完畢,卻因不小心按錯(cuò)數(shù)碼而留有遺憾,若在成冊(cè)前就按數(shù)碼,就是錯(cuò)了,另換一張,也很方便,不會(huì)有返不返工的糾結(jié)。
方法二:以右、下兩面為基準(zhǔn)追求憑證四面齊。我們裝訂憑證,要追求四面都整齊,但有時(shí)卻因?qū)嶋H情況所限達(dá)不到,那至少要做到右、下兩面齊。一本憑證平放在桌上,四面中最先映入眼簾的是憑證的下邊,所以下面齊不齊對(duì)憑證裝訂質(zhì)量有很大影響。右邊對(duì)齊,就是左邊不太齊也好處理,可以在裝訂成本后用刀片對(duì)左邊打磨,直到平整為止。這樣不僅做到了三面齊,而且被打磨過的切面也好粘貼封皮。
方法三:用尺子打造完美裝訂線。在憑證封皮涂上膠水還未干之前,可以用兩個(gè)塑料尺對(duì)裝訂部位進(jìn)行打磨,就像用瓦刀砌墻一樣,裝出來的憑證有楞有角,可以和書本媲美。
都說憑證裝訂是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一個(gè)縮影,我認(rèn)為很確切,因?yàn)閺囊粋€(gè)單位憑證裝的好壞就能看出這個(gè)團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)與否。從嚴(yán)把經(jīng)辦人附件粘貼關(guān),到會(huì)計(jì)制單整理憑證,再到裝訂員裝訂,這期間要經(jīng)過好幾個(gè)人,好幾道程序,無論那一道程序出了問題,都不會(huì)有最后完美的結(jié)果。憑證裝的好不是憑證裝訂人員一個(gè)人的功勞,而是整個(gè)團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)協(xié)作的結(jié)果。
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