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初會《經(jīng)濟法》預(yù)習(xí)考點：會計檔案管理

初級會計師備考之戰(zhàn)已經(jīng)打響。《經(jīng)濟法基礎(chǔ)》第二章會計法律概述知識點比較瑣碎，但難度不大。有考過會計證的考生都有基礎(chǔ)。為幫助考生提前復(fù)習(xí)，結(jié)合教材整理了本章考點精講。更多經(jīng)濟法考點請查看>>>預(yù)習(xí)考點第二章匯總

第二章 《會計法律制度》

第二節(jié) 會計核算與監(jiān)督

考點一：會計檔案管理

(一)會計檔案的概念

會計檔案，是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等形式的會計資料。

【提示】①會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案;②各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

(二)會計檔案的歸檔

1.會計檔案歸檔范圍

(1)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(2)會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片以及其他輔助性賬簿;

(3)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

(4)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書以及其他具有保存價值的會計資料。

2.會計檔案歸檔要求

(1)歸檔形式

一般以紙質(zhì)形式歸檔保存，但可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案的情形包括：

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的且符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求的電子會計資料;

②單位從外部接收的、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的且符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求的電子會計資料。

(2)歸檔責(zé)任人

單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)應(yīng)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

(3)歸檔時間

①當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管;

②因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，但是單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年;

③出納人員不得兼管會計檔案。

(三)會計檔案的移交和利用

1.會計檔案的移交

單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

(1)紙質(zhì)會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

(2)電子會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)注意：

①將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定;

②特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交;

③單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

2.會計檔案的利用

(1)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

(2)會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

下列各項中，屬于單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)編制的清冊是( )。

A.會計檔案移交清冊

B.會計檔案保管清冊

C.會計檔案銷毀清冊

D.會計檔案鑒定意見書

【答案】A

【解析】單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

(四)會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限為最低保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

永久：保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書+財務(wù)會計報告(年度)

：移交清冊+會計憑證+會計賬簿(固定資產(chǎn)卡片除外)

：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單+納稅申報表+財務(wù)會計報告(月度、季度、半年度)

【例題·判斷題】會計檔案的保管期限，從會計資料建檔的第一天算起。( )

【答案】×

【解析】會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

(五)會計檔案的鑒定和銷毀

1.會計檔案的鑒定

(1)單位應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。

(2)會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。

2.會計檔案的銷毀

(1)銷毀范圍

對保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀。

(2)銷毀程序

①單位檔案管理機構(gòu)應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容;

②單位負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人和經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人和經(jīng)辦人，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

③監(jiān)銷

單位的檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;會計檔案銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章;

電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

(六)特殊情況下的會計檔案保管與交接

1.會計檔案保管

(1)單位分立

①單位分立后原單位存續(xù)的，由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱;

②單位分立后原單位解散的，經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管，各方可以查閱;

③對于單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存.

(2)單位合并

①單位合并后原各單位仍存續(xù)的，會計檔案應(yīng)當(dāng)由原各單位保管;

②單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

2.會計檔案交接

(1)建設(shè)單位項目建設(shè)的會計檔案的交接

應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交。

(2)單位之間交接會計檔案

①單位之間交接會計檔案，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

②會計檔案交接要求：

交接前，移交單位應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊;

交接時，逐項交接，由交接雙方的單位有關(guān)負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督;

交接后，雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人簽名或蓋章。

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