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財(cái)務(wù)檔案(做好學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)思考)

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隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步,財(cái)務(wù)檔案管理越來(lái)越得到各部門的重視。對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō),作為財(cái)務(wù)檔案管理工作人員,在有效開展檔案管理工作過(guò)程中,應(yīng)結(jié)合本單位財(cái)務(wù)工作實(shí)際,持續(xù)提高規(guī)范化管理水平,只有這樣,才能不斷提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。

一、財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

財(cái)務(wù)檔案管理工作中,最關(guān)鍵的就是制度機(jī)制問(wèn)題,若制度機(jī)制不健全,則后患無(wú)窮。當(dāng)前,學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案工作傾向于領(lǐng)導(dǎo)的主觀化管理,弱化了法律和制度的作用。故而出現(xiàn)了日常工作無(wú)章可循,基本上憑經(jīng)驗(yàn)做事;檔案可隨便借閱,逾期不還;到期檔案銷毀不及時(shí),或者銷毀過(guò)程也不規(guī)范等現(xiàn)象。

(二)財(cái)務(wù)檔案管理人才缺乏

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在專業(yè)型人才不足的問(wèn)題。一方面,部分在崗人員知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊,難以有效滿足崗位需求;另一方面,有的在崗人員半路出家,沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的、專業(yè)化的訓(xùn)練,在知識(shí)結(jié)構(gòu)上和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件方面存在很大缺陷,造成在財(cái)務(wù)檔案管理工作中有很大的盲區(qū);除此之外,信息化時(shí)代背景下,電算化成為財(cái)務(wù)管理工作的一種趨勢(shì),必定會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來(lái)更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

(三)財(cái)務(wù)檔案管理硬件條件差

有些學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理硬件條件差。比如,沒有專門的檔案室,將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜;還有一些學(xué)校檔案室條件差,導(dǎo)致有些檔案潮濕、污損,更不要提國(guó)家《檔案法》中規(guī)定的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求,相去甚遠(yuǎn)。

(四)財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)落后

財(cái)務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)在,承上啟下的一項(xiàng)重要工作,但部分學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理工作技術(shù)比較落后。一方面,財(cái)務(wù)檔案管理工作人員管理意識(shí)淡薄,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,存在應(yīng)付思想;另一方面,財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化程度低,財(cái)務(wù)信息的收集及整理都是通過(guò)人力完成的,其一可能造成信息處理不準(zhǔn)確的問(wèn)題,其二也會(huì)影響到工作效率的提高。除此之外,由于經(jīng)費(fèi)等方面的限制,部分學(xué)校的電腦老化嚴(yán)重,系統(tǒng)不能及時(shí)升級(jí),很多現(xiàn)代化軟件不能正常使用。這些問(wèn)題的存在使得財(cái)務(wù)檔案管理工作技術(shù)落后,很難滿足實(shí)際需求。

二、做好財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)思考

(一)完善制度機(jī)制建設(shè)

在新時(shí)代背景下,為了更好的提升財(cái)務(wù)檔案管理工作水平,建立相應(yīng)的檔案管理制度非常有必要,這樣既能很好的管理和約束工作人員,更能有效提升檔案管理工作的規(guī)范性和高效性。一方面,建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)學(xué)校工作的整體規(guī)劃中來(lái),制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo);另一方面,加強(qiáng)制度創(chuàng)新,有針對(duì)性的對(duì)現(xiàn)有機(jī)制進(jìn)行改革。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)的規(guī)章制度,如《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》等,領(lǐng)悟其中的法制精神,進(jìn)而解放思想,積極推進(jìn)理論創(chuàng)新;除此之外,建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理方法,要求各個(gè)部門相互協(xié)調(diào),進(jìn)而推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作更好的開展。

(二)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在財(cái)務(wù)檔案管理工作中,最關(guān)鍵的是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一方面,要盡量選配素質(zhì)高、能力強(qiáng),具備法律意識(shí)的專職人員,同時(shí)必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個(gè)方面的基本素質(zhì);另一方面,要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,如帶領(lǐng)工作人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí),提高工作人員的實(shí)際工作能力,或者定期選派人員赴各高校檔案管理專業(yè)進(jìn)行專門學(xué)習(xí),以此提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。

(三)加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施條件的好壞直接關(guān)系到財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的高低。一方面,應(yīng)建立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,盡量做到與辦公室和閱覽室分開,同時(shí),要做到防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光等“七防”;另一方面,要加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入,應(yīng)配備專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備,由專人管理,外人不得入內(nèi),這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(四)創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式

隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步,財(cái)務(wù)檔案管理工作也需做出相應(yīng)的改變,以便更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求。一方面,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè),以便更好地?cái)[脫傳統(tǒng)檢索和錄入方式,這不僅能夠很好提升財(cái)務(wù)檔案管理工作效率,還能增強(qiáng)其簡(jiǎn)便化以及透明度;另一方面,要規(guī)范管理程序,這樣既能保證財(cái)務(wù)信息的完整化,也能在經(jīng)營(yíng)管理中合理利用財(cái)務(wù)檔案,為企事業(yè)單位提供最大限度的便捷服務(wù);除此之外,要制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn),正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”,要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作制定具體的、統(tǒng)一的行為標(biāo)準(zhǔn)和制度要求,其具體內(nèi)容應(yīng)包括財(cái)務(wù)信息的立卷與歸檔、利用及保密、管理和保護(hù)、轉(zhuǎn)移與銷毀等。在具體規(guī)章制度中,要將這些標(biāo)準(zhǔn)予以細(xì)化和限定,每一項(xiàng)財(cái)務(wù)收支都應(yīng)照章立檔、照章管理。

在新時(shí)代,只有正確認(rèn)識(shí)和把握財(cái)務(wù)檔案管理工作的性質(zhì)和內(nèi)涵,從實(shí)際出發(fā),充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,積極創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理工作思路與方法,才能為學(xué)校的各項(xiàng)工作順利開展保駕護(hù)航。

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