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會計電算化檔案怎么保管

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會計電算化檔案的保管是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后,會計檔案增加了新的內容。例如,存有會計數據的磁性介質,與源程序有關的文件資料等。因此,在電算檔案管理制度中,對電算化會計資料的范圍、存貯方式、存放環境、借閱會計檔案等都有相應的管理制度。實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是:

(l)確定管理范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書,以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等,存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。

(2)制定管理措施。與手工方式一致,電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案,應按規定立卷歸檔保管。其保存期限應按照《會計檔案管理辦法》(1998 [財會字]132號),"會計檔案保管期限表"中所列的保存期限進行管理。會計相關職能部門應緊密配合,確認合法的會計檔案內容,制定嚴格管理措施。

(3)磁性介質的管理。存貯于磁性介質上的會計資料,在未打印成書面資料前要妥善保管,并制定科學合理的單位內部會計電算化會計資料保存期限。在單位內部電算檔案管理制度中,必須明確備份數據的時間間隔。備份盤也要定期復制,以防止磁性介質老化等技術問題導致數據損壞或丟失,提高電算化會計資料保存的安全系數。

(4)會計檔案存放要求。電算化會計資料存在于磁性介質中,所以對電算化會計檔案資料的存放,要求做到防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍。重要的會計數據應雙備份,并分別存于兩個以上不同的地點。會計數據的備份盤,應對標號方法進行統一規定,列入檔案管理制度的書面文件。備份盤應貼寫好保護標簽,存放于鐵皮保存柜中。按財政部要求,大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲數據,盡量少用軟盤存儲會計檔案。

(5)開發資料管理。會計電算化系統開發的全套文檔資料視同會計檔案進行管理。其保存期限截至該系統停止使用或有重大更改后的第五年。

此外,電算化檔案的借閱、書面資料的裝訂、病毒檢測間隔周期等,也應根據具體情況制定相應的管理制度。

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