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私車公用產(chǎn)生的費用能否稅前扣除？如何才能讓私車公用的費用做到稅前扣除理由合理充分呢？一是公司與員工簽訂租賃合同。二是在租賃合同中約定使用個人汽車所發(fā)生的費用由公司承擔。三是承擔的費用能取得發(fā)票。四是費用支出屬于使用汽車發(fā)生的，對應(yīng)該由員工個人負擔的費用不能在企業(yè)所得稅前列支。
一、稅務(wù)對私車公用的規(guī)定
私車公用是大多數(shù)企業(yè)都存在的客觀事實。私車公用的費用報銷因為易與企業(yè)發(fā)放車補糾結(jié)，私車公用的費用報銷后能否在所得稅前扣除，一直存在較大的爭議。從各地稅務(wù)部門的解釋看，對此問題的操作原則是，不完全認可，不完全否定。
《北京市地方稅務(wù)局關(guān)于明確若干企業(yè)所得稅業(yè)務(wù)政策問題的通知》第三條規(guī)定，對納稅人因工作需要租用個人汽車，按租賃合同或協(xié)議支付的租金，在取得真實、合法、有效憑證的基礎(chǔ)上，允許稅前扣除；對在租賃期內(nèi)汽車使用所發(fā)生的汽油費、過路過橋費和停車費，在取得真實、合法、有效憑證的基礎(chǔ)上，允許稅前扣除。其它應(yīng)由個人負擔的車輛保險費、維修費等，不得在企業(yè)所得稅稅前扣除。
二、私車公用費用的性質(zhì)
私車公用的本質(zhì)是企業(yè)與個人的承租與出租的關(guān)系。從本質(zhì)上講，企業(yè)支付給員工的私車公用費用一方面具備有費用報銷的性質(zhì)，另一方面又具備有勞務(wù)報酬的性質(zhì)。費用報銷的部分是可以憑發(fā)票在所得稅前扣除的，超過費用的部分應(yīng)視作勞務(wù)報酬。
多數(shù)企業(yè)對私車公用費用處理主要是憑票報銷，把與車輛相關(guān)的費用一股腦作為報銷依據(jù)。必須明確，這種做法存在較大的稅務(wù)風險，一是企業(yè)很難證實私車公用發(fā)生的費用就一定是為企業(yè)發(fā)生的費用；二是存在變相發(fā)放補貼的嫌疑。基于這兩點，稅務(wù)對私車公用的費用往往摳得很嚴。
三、私車公用費用報銷規(guī)范
如何才能讓私車公用的費用做到稅前扣除理由合理充分呢？一是公司與員工簽訂租賃合同。二是在租賃合同中約定使用個人汽車所發(fā)生的費用由公司承擔。三是承擔的費用能取得發(fā)票。四是費用支出屬于使用汽車發(fā)生的，對應(yīng)該由員工個人負擔的費用不能在企業(yè)所得稅前列支。
具體可按以下步驟操作：
1、企業(yè)要明確哪些崗位、哪些員工適用私車公用，要有書面?zhèn)浒傅怯洝＿@是為了避免把私車公用的費用報銷與發(fā)放全員性的交通補貼混同。
2、與適用私車公用的員工簽訂用車協(xié)議。協(xié)議中要約定清楚費用報銷與勞務(wù)報酬的支付標準與形式。費用部分可憑發(fā)票據(jù)實報銷，其中，油費依據(jù)運行公里數(shù)及油耗報銷，根據(jù)出車記錄報銷過橋過路費、停車費等。勞務(wù)報酬可根據(jù)每公里標準確定，計入員工薪酬，一并計征個稅。
3、私車公用的出車記錄應(yīng)專門登記，登記簿記錄清楚每次出車的時間、往返地點、公里數(shù)，車牌號、所辦事由，并需員工車主簽字確認。
需要特別注意的是，私車公用時有些費用因為不具有唯一性、專屬性，稅務(wù)一般不會同意其在所得稅前扣除，如保險費、養(yǎng)路費、保養(yǎng)費、維修費、折舊費等。
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